Les cadres et agents de l’administration centrale du ministère de l’administration territoriale, de la décentralisation et du développement des territoires (MATDDT), participent du lundi 24 au mercredi 26 avril 2023 à l’hôtel Mélis Opéra de Tsévié, à un atelier de formation sur la gestion des archives, première étape d’une série d’ateliers prévue à se tenir dans les chefs-lieux de région au profit des préfets, des maires et de leurs secrétaires généraux.
Sur initiative du ministre d’Etat, ministre de l’administration territoriale, de la décentralisation et du développement des territoires, monsieur Payadowa Boukpéssi, et exécutée par la direction des archives et du dépôt légal (DADL) du département, cette session de formation marque le coup d’envoi d’une série d’ateliers techniques à l’intention du personnel du ministère sur l’étendue du territoire national. Elle est financée par la coopération technique allemande GIZ au Togo dans le cadre de son programme Décentralisation et Bonne gouvernance, ProDeG IV.
Selon le directeur des archives et du dépôt légal du MATDDT, monsieur Kaditchè Katchèki Hèzouwè, le département entend à travers cette session de formation améliorer durablement la gestion et la numérisation des archives et du dépôt légal du ministère au niveau central comme au niveau de ses structures déconcentrées et décentralisées suivant les règles de l’art et de la pratique archivistiques.
Durant trois jours à Tsévié pour cette première étape, membres du cabinet, directeurs centraux accompagnés de leurs secrétaires et collaborateurs sont outillés à la maîtrise, non seulement des techniques et pratiques des archivages et du dépôt légal, mais aussi des rôles et responsabilités qui sont les leurs dans la gestion et la numérisation des archives et du dépôt légal du ministère en vue d’un meilleur recadrage des interventions dans la nouvelle dynamique de digitalisation prônée par le gouvernement togolais
‘’Historique et évolution de la gestion des archives et du dépôt légal au Togo’’, ‘’Les fondamentaux : les archives pour quoi ? pour qui ? par qui ?’’ , ‘’Gestion et traitement des archives’’, ‘’Politique et pratiques de conservation, préservation des documents et archives’’, ‘’Notion et pratique de la reproduction par numérisation’’, ‘’Gestion des archives et du dépôt légal : cas du Grand-Duché du Luxembourg’’, et ‘’Cas techniques et pratiques d’initiation au scannage/numérisation’’, sont autant de modules au centre des travaux techniques des formateurs sous la conduite du consultant ingénieur documentaliste et conservateur des archives, monsieur Atipate Kpatcha Romaric, directeur de la bibliothèque et des archives nationales du Togo.
La cérémonie d’ouverture officielle de cette session de formation a été présidée au nom du ministre d’Etat, par le directeur de cabinet du ministère de l’administration territoriale, de la décentralisation et du développement des territoires, monsieur Robert Baoubadi Bakaï. Celui-ci a décrypté les archives, soutenant qu’il s’agit d’abord des personnes physiques, ‘’ car, elles sont avant tout produites par des hommes’’, fait-il remarquer. Il a ensuite pointé du doigt les organismes gérant toutes les activités d’archives et du dépôt légal, et a fini par s’interroger sur l’état dans lequel se trouvent nos pièces précieuses, notamment la pièce de naissance, la carte d’identité, le bulletin de paie, autres pièces individuelles, posant la problématique et l’importance capitale que revêtent les archives en toute situation de la vie.
Monsieur Robert Baoubadi Bakaï a saisi l’occasion pour remercier la GIZ, ‘’notre partenaire de toujours pour sa proximité avec le ministère dans beaucoup de domaines’’,a-t-il dit. Le directeur de cabinet du ministre d’Etat a exhorté tous les participants à une grande attention des enseignements théoriques et pratiques, conviant chacun à un partage avec les autres collaborateurs une fois de retour dans leurs services respectifs.
Le représentant de la cheffe programme ProDeG IV de la coopération technique allemande GIZ-Togo, monsieur Ba Nabine Mocktar Sangbana, a manifestement apprécié avec grand intérêt cette formation. ‘’ C’est pourquoi, accompagner les administrations du niveau central ou local à améliorer la gestion de leurs archives, constitue pour le ProDeG IV, un moyen d’appuyer le renforcement de la bonne gouvernance à diverses échelles territoriales’’, a-t-il indiqué, avant de rassurer le ministère de la disponibilité de la coopération technique allemande à ses côtés dans ce processus engagé.
A l’occasion, le préfet du Zio, monsieur Etse Kodjo Kadévi, s’est réjoui du choix que s’honore la ville de Tsévié à abriter la présente session de formation. Après avoir félicité le ministère pour cette initiative heureuse qui marque ainsi un pas important dans la conservation des archives du département, il a souhaité un agréable séjour à tous les participants.
Ignace Polorigni, Conseiller en Communication, MATDDT
